Hatékony projekttervezés: hogyan kerüld el a zsákutcákat?

A projekt nulladik lépésénél járunk, a célunkhoz kell egy jól kidolgozott terv. Ez a strukturált elméleti alap lesz a teljes munkafolyamat kis térképe, ami mindig kéznél van, és amivel hatékonyan navigálhatunk, hogy a kanyargósabb projektutakon se tévedjünk el. De hogyan „rajzolhatjuk meg” ezt a „térképet” a leghatékonyabban? Gyere, megmutatjuk a fortélyokat!

A nagy mérföldkő felé kis lépésekkel haladhattok

A tervezési szakaszban általában a projektek nagyobb céljaitól, mérföldköveitől haladunk fokozatosan az egyes lépések, kisebb feladatok meghatározása felé. Viszont fontos szem előtt tartani, hogy a gyakorlat, a teljesítés épp az ellenkező irányba fog haladni. Hiába dolgozunk együtt a csapattal régóta, minden projekt más, és nem feltétlenül tudjuk felmérni az elején, hogy milyen sebességgel sikerül egy-egy komplexebb feladatot teljesíteni. Ne is várjuk ezt el a csapattól, koncentráljunk arra, hogy már az első pillanattól haladás történjen. Ezek az apróbb feladatok, kis lépések fognak elvezetni a hatékony időgazdálkodásig és a határidők betartásáig.

Beszélgessetek az úton, itt nincs start-cél győzelem

Minden résztvevőnek tudnia és értenie kell a feladatát – végig a projekt során. A tervezési szakaszban hajlamosak vagyunk megfeledkezni arról, hogy itt nincs olyan, hogy a startnál mindent elmondunk egyszer, aztán a célvonalnál találkozunk. A köztes időben történik minden gyakorlati dolog a projekt szempontjából. Különböző kihívásokkal kell szembenézni, változásokkal, előre nem kalkulálható tényezőkkel.

Figyeljetek egymásra, kommunikáljatok, tervezzetek be rendszeres időközönként egyeztetéseket a csapattal, mert a félreértésekből hatalmas akadályok épülhetnek. A projekttervezés csak úgy lehet hatékony, ha nem csak az elvégzendő teendőket sorakoztatjuk fel, hanem kiemelt figyelmet fordítunk benne a csapattal való folyamatos kommunikációra is.

Nem lehet minden mozgó alkatrész

A projekttervezés része, hogy kalkulálni kell a tervezhetetlennel. Ez viszont csak akkor lesz hatékony, ha észszerű mértékű változásokra készülünk, nem bármilyenre. Ha túl sok a szabadon mozgó rész a tervben, nagyon nehéz lesz sikerre vinni.

Amikor alapjaiban rengeti meg egy változás a teljes folyamatot, az már nem arról szól, milyen rugalmasan alkalmazkodunk a kihívásokhoz, hanem hogy a projektet esetleg nem lehet már sikerre vinni (ennek felismeréséről volt már szó korábban).

A költségvetés pedig tipikusan ilyen terület. Nagyon körültekintően kell beosztani a keretet, szorosan kell tartani, rendszeresen megvizsgálni, átnézni. Elvisel persze kisebb módosításokat, de a projektek költségkerete jellemzően az elején tud „elégni”, és ha nem hatékonyan osztjuk be, később plusz erőforrások bevonására lehet szükség, sőt előfordul, hogy az egész projekt kisiklik miatta.

A projekt tervezési szakaszában a költségkeretet sosem érdemes rugalmas tényezőnek tekinteni, inkább egy mozdulatlan, biztos pontnak, amit minden döntésnél szem előtt kell tartani, és időről időre részletesen át kell nézni.

Mozgástér, megerősítés, motiváció

Megvannak a konkrét célok, feladatok, a dokumentált szerepek, felelősségek, a feszes költségkeret, az észszerű határidők, kezdődhet a munka… Mindjárt.

A projekttagok motivációjának fenntartása nélkül sikerélményekkel, közös eredményekkel járó igazi csapatmunka elképzelhetetlen. Gyakran a tagok meghallgatásával, a döntésekbe, ötletelésekbe való bevonásukkal lehet elérni a legjobb eredményeket – amik nem csak a projekt javát szolgálják, hanem a csapatét és az egyénét is. Nem jó egyedül tervezni, és nem jó, ha úgy kell dolgozni egy projekten, hogy a közben felmerülő ötleteinket nem hallgatja meg senki. Már a projekt tervezésekor gondoljatok erre!

A célhoz vezető úton lesznek önálló döntések, felelősségek, de közös élmények, visszacsatolások és teljesen új ötletek is. Ünnepeljétek meg az ilyen jelentős egyéni és közös sikereket a projekt megvalósítása során. Hosszú és rövid távon is motiváltabb, boldogabb, eredményesebb csapatként dolgozhattok.

Lehet játékos a projektmenedzsment? A Gilinda alkalmazással igen! Nézd meg a részleteket.