Hogy kerül a Gilindába Einsenhower?
Biztos mindenki alkalmazta már a projektek világában (lehet nem tudatosan) a feladatok sürgős/fontos összefüggéseit. Leírjuk, hogyan is lehet ezt még magasabb szintre emelni.
Az Eisenhower-mátrixot a volt amerikai elnök, Dwight D. Eisenhower nevéhez kapcsolják, aki számos kihívást kellett, hogy kezeljen a világpolitikában, és az időgazdálkodás is nagyon fontos volt számára. Az Eisenhower-mátrixot azért hozta létre, hogy a prioritásokat egyértelművé tegye, és megkönnyítse az időgazdálkodást.
Az Eisenhower-mátrix leírása
Az Eisenhower-mátrix négy négyzetre van osztva, amelyek a teendők két fontos dimenziójára fókuszálnak: fontosság és sürgősség. Az egyik dimenzió az, hogy mennyire fontos a feladat, a másik pedig az, hogy mennyire sürgős. A feladatokat ezeknek a dimenzióknak a kombinációjában értékeljük, és ezek alapján határozzuk meg, hogy melyik feladatot kell először elvégezni.
Az Eisenhower-mátrix használata
Az Eisenhower-mátrixot széles körben használják a projektmenedzsmentben, mivel lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy a feladatokat hatékonyan szervezzék és priorizálják. A következőkben megmutatjuk, hogyan lehet az Eisenhower-mátrixot használni a projektmenedzsmentben.
Fontosság és sürgősség megértése Először is, a projektmenedzsernek meg kell értenie, hogy milyen feladatok fontosak és sürgősek. A fontos feladatok olyan feladatok, amelyek hosszú távú hatással lehetnek a projekt sikerességére, míg a sürgős feladatok olyan feladatok, amelyek azonnal elvégzésre szorulnak.
A feladatok megosztása A projektmenedzsernek meg kell osztania az összes feladatot a négy kategóriára a fontosság és sürgősség szerint. A négy kategória a következő:
Sürgős és fontos
Nem sürgős, de fontos
Sürgős, de nem fontos
Nem sürgős és nem fontos
Prioritások meghatározása A projektmenedzsernek az első lépésben azonosítania kell a sürgős és fontos feladatokat, és azokat előnyben kell részesítenie. Azonnal el kell kezdeni ezeket
A feladatok határidejének meghatározása A projektmenedzsernek értékelnie kell, hogy az egyes feladatok határideje mikor van, és mennyi időre van szüksége az elvégzésükhöz. A határidők és a feladatok időigénye segít a projektmenedzsernek meghatározni, melyik feladatot kell először elvégezni.
Feladatok delegálása A projektmenedzsernek figyelembe kell vennie a projektben részt vevő személyek képességeit, elérhetőségét és erőforrásait. A feladatokat olyan embereknek kell kiosztani, akik a legmegfelelőbbek a feladatok elvégzésére, és akiknek a legtöbb erőforrásuk áll rendelkezésre.
A feladatok végrehajtása és ellenőrzése A projektmenedzsernek meg kell bizonyosodnia arról, hogy a feladatok végrehajtása megfelelően történik. A projektmenedzsernek nyomon kell követnie a feladatokat és ellenőriznie kell, hogy azok hatékonyan és határidőre kerülnek végrehajtásra.
Az Eisenhower-mátrix előnyei
Az Eisenhower-mátrix használatának számos előnye van a projektmenedzsmentben. Az Eisenhower-mátrix segítségével a projektmenedzser képes lesz hatékonyabban és hatékonyabban időzíteni és tervezni a projekt tevékenységeit, a feladatok hatékony prioritásba sorolásával. Az Eisenhower-mátrix segítségével az időgazdálkodás javul, és a projektmenedzser képes lesz hatékonyabban és hatékonyabban irányítani a projektet, valamint javítani a csapat teljesítményét is.
Az Eisenhower-mátrix alkalmazása a projektmenedzsmentben segíthet a projektmenedzsernek, hogy jobban megértsék a feladatokat, javítsák a projekt hatékonyságát, és az erőforrások jobb kezelését is lehetővé teszi. A módszer egyszerű, ám nagyon hatékony, és bármilyen projekt esetén használható. A hatékonyabb időgazdálkodás és a jobb erőforrás-kezelés révén az Eisenhower-mátrix segít a projektmenedzsernek, hogy eredményesebben és sikeresebben hajtsa végre a projektet.