Viszlát, stressz! Helló, workflow-menedzsment!

Egy munkahelyen ismerős lehet a jelenség, amikor egy-egy munkafolyamat befejezése után a következő fázisért felelős munkatárs az előzőre vár. Vár papírokra, válaszra, e-mailre... Az idő rohan, a projekt csúszik, a stressz nő. Pedig már van erre jó megoldás, úgy hívják: dokumentum workflow-menedzsment. Gyere, megmutatjuk, mi ez!

Ismerős az, amikor a projektek egy helyben, csendben állnak? Mindezt úgy, hogy közben óriási a felfordulás, mindenki kimerül, összevisszaságban pattognak a teendők egyik résztvevőtől a másikig – a projekt pedig semmit nem halad. Várakozás, kapkodás, várakozás, kapkodás, és tényleg egyetlen lépéssel sem vagytok előrébb. Van ilyen, de szerencsére már megoldás is van erre a bosszantó és kimerítő dologra: a dokumentum workflow-menedzsment.

Karmester kell, ez a workflow-menedzsment

Mi is ez? Nézzük példákon keresztül: szükségessé vált egy ajánlat elfogadása, jóvá kell hagyni egy számlát vagy tervezett szabadnapokat. Ezek a teendők egy szervezetben munkafolyamatok sorát jelentik, amelyben több szereplő munkáját kell összehangolni. A workflow ezeket az előre megtervezett munkafázisokat fűzi össze oly módon, hogy amint az egyik munkatárs elkészül a feladatával, az adatot / dokumentumot / számlát / ajánlatot / szabadságigényt megküldi annak, akinek azzal további feladata lesz.

Nincs több egymásra várakozás, csak átlátható működés és nyomon követhetőség (vagyis megvalósul a sikeres dokumentum workflow-menedzsment).

Miért van rá szüksége minden cégnek?

Azért, mert…

• gyors és szervezett munkavégzést tesz lehetővé
• kevesebb adminisztrációval jár, kevesebb papír felhasználásával, kevesebb selejttel
• nemcsak egymás után következő, de párhuzamos munkafázisokra is alkalmazható
• nincs több félreértés, ugyanis a munka felelőse, a feladat határideje, sőt az információáramlás is

egyszerűen és pontosan megoldott

• azonnali javulást és hatékony munkaidő-kihasználást eredményez
• egy jól működő workflow szoftver nemcsak a meglévő munkafázisokat egyszerűsíti, hanem a később bekövetkező változásokat is leköveti.

Egy cég rutinfeladatai lehetnek rettenetesen nyűgösek a munkatársaknak, de ha ezeket racionalizáljátok, akkor nem pusztán terhet vesztek le egymás és a magatok válláról, hanem a cég működését is hatékonyabbá tehetitek. A hatékonyság pedig többnyire nyereséget eredményez.

Szóval helló, dokumentum workflow-menedzsment! Már csak egy erre alkalmas felület kell, amit a Gilinda alkalmazással meg is találtatok. Tegyetek egy próbát, és könnyítsétek meg a csapatmunkát!