A hatékonyságnövelés lehetséges eszközei

Az elmúlt években a gazdaság ingadozása szinte előre jelezhetetlen volt, így a cégeknek ezekre a változásokra gyorsan és hatékonyan kellett reagálniuk ahhoz, hogy fennmaradjanak. Az elmúlt időszakban érezhető gazdasági visszaesés és magas inflációs környezet azonban különösen nagy kihívást jelent a cégek számára. A napokban érkezett a hír, hogy 2023-ra a GKI 19%-os átlagos inflációval és 0,5%-os gazdasági visszaeséssel kalkulál.

A gazdasági visszaesés és magas inflációs környezet általában csökkenti a fogyasztói kiadásokat és a keresletet, ami az értékesítés és az árbevétel csökkenéséhez vezet. A cégeknek azonban nem csak a bevételek csökkenésével kell szembenézniük, hanem a magasabb árak és a növekvő költségek miatt is csökken a nyereség. Nem is szólva arról, hogy a pénzügyi instabilitás és a bizonytalanság növekszik, ami további kihívást jelent a cégeknek.

A hatékonyság növelése, mint lehetséges válasz a válságra

A jelenlegi helyzetben kiemelten fontos lehet a cégek számára a hatékonyság növelése, amely segít nekik az árak csökkentésében és a költségek csökkentésében, lehetővé teszi számukra, hogy versenyképes árakat és magas minőséget kínáljanak a fogyasztóknak, miközben fenntartják a nyereséget. A hatékonyabb munkafolyamatok és a jobb erőforrás-menedzsment lehetővé teszi a cégek termelékenységének növelését, és így több terméket vagy szolgáltatást tudnak előállítani kevesebb erőforrással. Ez csökkenti a költségeket és növeli az árrugalmasságot, így jobban tudnak alkalmazkodni a változó piaci körülményekhez.

Számos kutatás igazolja a hatékonyság növelésének fontosságát a gazdasági visszaesés és a magas inflációs környezetben.

Az Accenture 2016-os kutatása szerint a hatékony erőforrás-menedzsment és a munkafolyamatok optimalizálása átlagosan 10-20% -kal csökkentheti a költségeket, miközben növeli a termelékenységet és a minőséget. A McKinsey 2019-es tanulmánya szerint azok a cégek, amelyek a válság által leginkább sújtott ágazatokban tevékenykedtek, még inkább szembesültek a hatékonysági problémákkal, hiszen az ágazatok általános gyengülése mellett az egyes cégeknek is meg kellett küzdeniük a vásárlóik visszaeső bizalmával és a csökkenő forgalommal. A McKinsey tanulmánya azonban azt is megállapította, hogy a hatékony válságkezelés és a hatékony válságválasz kialakítása segíthet a cégeknek a válság okozta kihívásokat legyőzni.

A hatékonyság növelésének legfontosabb eszköze: a digitalizáció

A hatékonyság növelése számos eszközzel érhető el, amelyek közül az egyik legfontosabb a digitalizáció. A digitalizáció lehetővé teszi a munkafolyamatok optimalizálását, az adatok automatizált elemzését, ezzel időt és pénzt takaríthat meg a cégeknek. Az online ügyfélszolgálat és az automatizált ügyintézés lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban reagáljanak a vásárlóik igényeire.

Az automatizálás és digitalizáció lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést, mely hosszú távon jelentős megtakarítást eredményezhet a cégek számára. Az automatizált folyamatok és alkalmazások képesek az emberi hibák minimalizálására, így biztosítva a pontosabb és költséghatékonyabb munkavégzést. Ezen kívül, az automatizált rendszerek folyamatos működése és a gyorsabb munkafolyamatok növelik a termelékenységet és csökkentik a gyártási időt, amely hosszú távon jelentős megtakarítást eredményezhet a vállalkozás számára.

Egy 2018-as tanulmány szerint az adatok integrációjának és automatizálásának bevezetése akár 20-30%-kal is növelheti a vállalati hatékonyságot. (Forrás: https://www.accenture.com/_acnmedia/PDF-79/Accenture-Digital-Disruption-Finds-Its-Way-into-the-Back-Office-POV.pdf)

A projektmenedzsment módszerek alkalmazása szintén segít a projektek hatékonyabb kezelésében és végrehajtásában, ami javíthatja a vállalati hatékonyságot. Egy 2017-es kutatás szerint a projektmenedzsment módszerek alkalmazása akár 28% -kal is javíthatja a projekt teljesítményét. (Forrás: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf)

Az adatok elemzése és a Business Intelligence (BI) eszközök alkalmazása szintén kulcsfontosságú lehet a hatékonyság növelése szempontjából. Az adatelemzési eszközök segítségével a vállalkozások képesek pontosabb és időben történő döntéshozatalra, valamint a működésük optimalizálására. Az adatelemzés segítségével a cégek képesek hatékonyabban kezelni az erőforrásokat és az ügyfelek igényeit, valamint jobban megérteni a piaci trendeket, így javítva a versenyképességüket. A Harvard Business Review szerint az adatok elemzése által elérhető hatékonyságnövekedés akár 5-6%-os lehet.

Munkafolyamatok optimalizálása a hatékonyság növelése érdekében

A munkafolyamatok áttekintése és optimalizálása az üzleti folyamatok hatékonyságának növelésének egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módja. Az áttekintés során azonosíthatóak a hatékonyságot csökkentő tényezők, és ezek javítása révén jelentős hatékonyságnövekedés érhető el.

A munkafolyamatok áttekintése és optimalizálása során a cél az, hogy az üzleti folyamatokat a lehető leghatékonyabbá és leggyorsabbá tegyék, melynek eredményeként a vállalkozás hatékonysága, produktivitása és profitja növekszik.

Az áttekintés során az üzleti folyamatok minden egyes lépését szükséges áttekinteni, feltárni azokat a tényezőket, amelyek lassítják a folyamatot, vagy akadályozzák annak zavartalan működését. Ezek lehetnek olyan egyszerűnek tűnő dolgok, mint a kommunikációs hiányosságok, a félreértések, a felesleges dokumentáció, vagy akár a rosszul megválasztott eszközök és szoftverek használata.

Az optimalizálás során azonosított problémákat megoldják, hogy az üzleti folyamatok hatékonyabbak és eredményesebbek legyenek. Ez lehet például a kommunikáció javítása, az információáramlás javítása, a felesleges lépések eltávolítása vagy az automatizálás bevezetése. Az eredmények közé tartozhatnak az alacsonyabb költségek, a nagyobb pontosság, a magasabb minőség és a nagyobb ügyfél elégedettség.

A munkafolyamatok áttekintése és optimalizálása nem csak a vállalkozások számára előnyös, hanem az ügyfelek és partnerek számára is. Ha az üzleti folyamatok hatékonyabbak és gyorsabbak, az ügyfelek jobb minőségű szolgáltatást kapnak, és könnyebben tudnak kapcsolatba lépni a vállalkozással. Ezen túlmenően, ha a folyamatok hatékonyabbak és kevesebb hiba fordul elő, a vállalkozás reputációja is javulhat.

Amire nem biztos, hogy gondolunk: a munkavállalók a hatékonyság kulcsai

A hatékonyság növelése nem csak a költségek csökkentéséről és optimalizációról szól, hanem az ügyfélszolgálat és a munkatársak hatékonyabb működésének elősegítéséről is. A hatékonyabb kommunikáció, az egységesített munkafolyamatok és a munkatársak képzése és motiválása mind hozzájárulhat a hatékonyabb működéshez és a jobb eredmények eléréséhez.

Az erőforrások hatékonyabb kihasználása is jelentős előnyökkel járhat a cégek számára. Az erőforrásokkal való hatékonyabb gazdálkodás a termelékenység növelése mellett a költségek csökkentését is eredményezheti. Például a hosszú távú tervezés és az előrejelzések révén az értékesítési időszakokra előre készülhetnek a vállalkozások, így azok képesek lehetnek a szükséges erőforrásokat hatékonyan kezelni és optimalizálni.

A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen az emberek motiválása és megbecsülése is. A dolgozók elkötelezettsége és motivációja jelentős hatással van a vállalkozás hatékonyságára. A motiváló munkakörnyezet és a jutalmazási rendszerek csökkenthetik a fluktuációt, növelhetik a dolgozók elégedettségét, és ezzel hosszú távon javíthatják a cég hatékonyságát és versenyképességét.

Fontos azonban megjegyezni, hogy a hatékonyságnövelés egyedi esetekben eltérő lehet, és számos tényezőtől függ. A vállalatoknak érdemes megvizsgálniuk saját folyamataikat és a vállalati kultúrát, és olyan eszközöket és módszereket választaniuk, amelyek a legjobban illeszkednek a saját körülményeikhez és céljaikhoz.